I Pigello kan du både skapa nytt avtal och ladda upp existerande (redan signerade avtal). När du skapar ett nytt övrigt kan du välja om avtalet ska kopplas till ett objekt eller ett huvudavtal (hyresavtal). Du kan även välja kategori för att kunna kategorisera olika avtal. Vid skapandet av ett övrigt avtal kan du välja både manuell och digital signering. Om du väljer digital signering så kan du välja följande signeringsmetoder, Svenskt BankID, SMS pinkod eller standard signeringsmetod. Om du däremot väljer manuell signering så får du ladda ner det ifyllda avtalet och därefter ladda upp en ny signerad PDF och markera avtalet som signerat.
Såhär gör du för att skapa ett övrigt avtal:
Gå in på Övriga avtal under modulen Avtal & Dokument i vänstra sidomenyn
Klicka på den blå knappen Lägg till avtal
Nu kommer du till ett 4-stegs formulär där du fyller i information om det specifika avtalet.
Steg 1. Avtalstyp
Välj om det är ett nytt avtal eller ett existerande avtal.
Steg 2. Avtal - kan du fylla i följande delar:
Motpart (hyresgäst)
Avtals-ID (måste vara unikt)
Fastighet som avtalet ska ligga under
Kategori
Koppla till huvudavtal (ex. hyresavtal)
Koppla till ett objekt
Startdatum
Slutdatum (lämna det tomt för att avtalet ska löpa tillsvidare)
Uppsägningstid
Eventuell förlängningstid
Signeringsstatus
Därefter får du valet att Spara för att gå vidare till steg nr 3, där du anger kostnader och eventuella rabatter. Eller spara som utkast.
OBS! Om du sparar och går vidare så kommer ett avtal med det angivna ID-numret att läggas till och övriga inställningar och konfigurationer kommer att behöva läggas till i efterhand.
Steg 3. Debitering & Avisering – kan du välja/fylla i följande delar:
I detta steg kan du välja fakturerande bolag och vilken aviseringsinställning som ska användas för avtalet (I detta ingår bland annat betalningsvillkor, debiteringsintervall etc)
Du kan också välja att byta standardinställningen eller skapa en ny i samma flöde
OBS! Du kan välja att hoppa över steget med aviseringsinställningar och gå direkt till att ställa in debiteringsrader. Klicka då längst ner på den blåa knappen.
Klicka på Lägg till rad avtalsspecifika debiteringsrader för att lägga till kostnader eller rabatter och välj sedan grundmomssats
Sedan kan du lägga till debiteringsrader
Där kan du välja/fylla i följande delar:
Välj om debiteringsraden ska debiteras
Produkt
Skriv in värdet och ange om det ska anges per kvm och per månad.
Eventuellt start- och slutdatum om det inte ska löpa med avtalet
Momssats
Du även välja om den specifika kostnadsraden ska ingå i ett specifikt kostnadsställe eller projekt
Slutligen kan du välja eller skapa en nu indexuppräkningsinställning som ska gälla på debiteringsraden
Klicka därefter på Klar för att spara och lägga till kostnadsraden
Efter du ställt in samtliga kostnader väljer du ett startdatum för aviseringen
Slutligen klickar du på den blå knappen Spara och gå vidare till dokument för signering längst ner
Steg 4. Dokument för signering – kan du välja/fylla i följande delar:
Välj om avtalet ska baseras på en mall eller ett dokument (om du väljer mall så kan du välja bland fastighetsägarna dokument, egna mallar eller Pigellos mallar)
Om du väljer dokument så får du gå igenom följande steg:
Lägg till de parter som ska signera avtalet genom att klicka på Hantera parter uppe till vänster (om det redan lagts till parter så kan du kontrollera så att rätt data är inmatad) Om du väljer en ny part så klickar du på Synka användare för att fälten ska autofyllas.
Välj roll, dvs om parten ska signera avtalet eller bara granska avtalet
Välj vilket leveranssätt som avtalet ska komma till den signerande parten (välj bland, telefon (sms), telefon och epost, epost och fysisk överlämning)
Välj signeringsmetod (välj bland, Svenskt BankID, SMS pinkod eller standard signeringsmetod)
Placera ut fält genom att klicka på fliken Lägg till fält och välj därefter vilken part du vill placera ut fält för
OBS! För varje fält så kan du markera om fältet kräver ifyllning eller inte och även om du vill att mottagaren ska fylla i fältet.
Om du vill lägga till bilagor så klickar du på fliken Bilagor
Slutligen klickar du på fliken Övriga inställningar och väljer vad dokumentet ska heta och vilka signeringsinställningar som ska gälla (dvs antal dagar att signera , påminnelser, etc)
Klicka på Spara dokument för att komma tillbaka till detaljsidan för avtalet (där du även kan starta signeringsprocessen)