En avtalsmall är en mall som har utplacerade fält, förutbestämda inställningar och tillagda bilagor, redo att användas för avtalssignering. En avtalsmall kan både skapas för hyresavtal, parkeringsavtal eller övriga avtal. Oftast lägger man till en avtalsmall för att i förväg göra samtliga inställningar och utplacering av fält för att sedan låta systemet autofylla information när man väl skapar ett nytt avtal och använder den skapade mallen.
Såhär gör du för att skapa en avtalsmall:
Klicka på den blå knappen Lägg till mall längst upp till höger
Välj om mallen ska baseras på en tidigare mall, fastighetsägarna dokument, eller en fil från datorn
När du valt fil så kommer du att se din PDF i systemet. Gör då följande:
Steg 1 – Hantera parter
Klicka på fliken Hantera parter
Klicka på Lägg till part
Välj typ av part (ex. Hyresgäst, Övrig hyresgäst, Hyresvärd eller Annan)
Välj roll (ex. om parten ska signera dokumentet eller enbart se dokumentet)
Välj leveranssätt (dvs hur parten ska få avtalet till sig)
Välj signeringsmetod (dvs på vilket sätt som parten ska signera)
Klicka på Klar
Lägg till fler parter om det ska vara mer än en part på avtalet
Steg 2 – Placera ut fält
Klicka på fliken Lägg till fält (för att placera ut fält på parterna)
Klicka på parten för att placera ut fält i dokumentet för den angivna parten
Du får nu fram olika typer av fält som finns för den valda parten (om fältet du söker inte finns så kan du klicka på Gå till föreslagna fält för att eventuellt hitta fältet, om du fortfarande inte hittar fältet så kan du gå tillbaka till extisterande fält och klicka på knappen Lägg till nytt fält. Du får nu fram möjlighet att välja typ av fält och döpa fältet till ett valfritt fält-namn. OBS detta fält kommer dock inte autofyllas med data från parterna utan behöver manuellt fyllas i vid uppsättning)
Placera ut alla fält på parten och gör samma sak för de andra parter på avtalet
Steg 3 – Bilagor
Klicka på fliken Bilagor (för att lägga till standardbilagor som alltid ska finnas till avtalet)
Klicka på knappen Ladda upp filer för att ladda upp bilagor
Steg 4 – Övriga inställningar
Ange namn på mallen
Välj kategori på mallen
Ange antalet dagar att signera (dvs hur lång tid parterna ska ha på sig att signera)
Ange efter hur många dagar som en påminnelse att signera ska skickas
Ange inbjudningsmeddelande (dvs det som står i inbjudan när avtalet skickas för signering) OBS! Om du lämnar fältet tomt så kommer ett standardmeddelande att genereras.
Ange bekräftelsemeddelande (dvs det som står i bekräftelsen när bevisdokumentet skickas till parterna efter signeringen avslutats) OBS! Om du lämnar fältet tomt så kommer ett standardmeddelande att genereras.
Steg 5 – Spara
När du gått igenom alla steg klickar du på Spara mall för att skapa mallen. Om du vill se hur mallen kommer att se ut kan du klicka på Förhandsgranska.
OBS! Detta kan du göra med utplacerade fält:
Byt sida som fältet är placerat på
Om du vill byta sida som fältet är placerat på så kan du klicka på redigeringsknappen som ser ut som en penna på fältet. Det kommer då upp en vit ruta längst ner på sidan. Längst till höger i rutan så finns ett fält som heter Sida. Där kan du byta vilken sida som fältet ska ligga på i PDF:en.
Ta bort fält från PDF
Om du vill ta bort placeringen av fältet så kan du klicka på redigeringsknappen som ser ut som en penna på fältet. Det kommer då upp en vit ruta längst ner på sidan. Längst upp till vänster i rutan så finns en blå länk Ta bort denna placering. Klickar du på länken så försvinner fältet från PDF:en.
Byt part på fält
Om du vill byta part som fältet tillhör så kan du klicka på redigeringsknappen som ser ut som en penna på fältet. Det kommer då upp en vit ruta längst ner på sidan. Längst till vänster i rutan så finns ett fält som heter Signerande part. Där kan du byta vilken part som fältet ska vara kopplat till.
Byt fontstorlek på fält-text
Om du vill byta fontstorlek på fältet så kan du klicka på redigeringsknappen som ser ut som en penna på fältet. Det kommer då upp en vit ruta längst ner på sidan. I mitten av rutan så finns ett fält som heter Fontstorlek. Där kan du byta vilken storlek som texten i fältet ska ha.
Markera att fältet kräver ifyllning
Om du vill att fältet ska kräva ifyllning av parten som signerar så klickar du på redigeringsknappen på fältet och bockar i rutan Fältet kräver ifyllning längst ner till vänster. Du kan därefter välja om ifyllningen krävs av den mottagande parten (välj då Kräver ifyllning av mottagare)