Avtalsavier är avier som skapas från ett avtal eller från en bostadsrätt per automatik givet att avtalet och bostadsrätten är uppsatt för avisering och att det finns en hyra/avgift att debitera. Om ett avtal är uppsatt för avisering har man valt en aviseringsinställning som anger med vilket intervall som avier ska skapas upp, när första avin ska skapas, vilken leveransmetod som avin ska skickas med samt vad för betalningsvillkor och kravhantering som ska gälla .
Beroende på inställningarna så kan en avtalsavi exempelvis skapas upp varje månad och automatiskt attesteras och skickas då iväg på det valda leveranssättet till mottagaren.
Det finns två olika sätt att aktivera ett avtal för avisering:
Vid skapande av avtalet
När du skapar ett nytt avtal kan du i steg 3 välja aviseringsinställningar och därefter ange debiteringsrader och när första avin ska genereras. Debiteringsraden för hyra hämtas från objektet (om en sådan finns på objektet), den kan redigeras eller helt tas bort och dessutom kan avtalsspecifika debiteringsrader adderas.
Efter skapandet av ett avtal
Såhär gör du för att aktivera avisering för ett redan skapat avtal:
Gå in på avtalet som ska aktiveras för avisering
Klicka på fliken Avisering
Klicka på knappen Ställ in avisering för detta avtal
Välj fakturerande bolag
Välj aviseringsinställning
Klicka på knappen Spara och gå vidare till debiteringsrader för att ställa in hyra, tillägg och eventuella rabatter (här visas även befintliga debiteringsrader från objektet)
Klicka på +Lägg till avtalsspecifika debiteringsrader för att lägga till eventuella debiteringsrader på avtalet
När du lagt till alla debiteringsrader kan du gå vidare ner i formuläret
Välj startdatum för avisering (Vid "kommande" period på aviseringsinställningen bör en aviseringsperiod innan avtalsstart väljas)
Välj en produkt för fastighetsskatt
Du kan nu välja att skicka iväg avtalet för signering eller att göra det senare. När aviseringen är inställd på avtalet kan du kontrollera följande genom att klicka på "redigera inställningar".
Fakturerande bolag och aviseringsinställning
IMD-inställning
Kontrollera eller justera leveransmetod
Startdatum för avisering
Faktureringsintervall
Faktureringsperiod
Om det ska finnas några specifika uppgifter om hyresgästen
Ange er referens från bolaget
Välj om det ska genereras ett automeddelande på fakturorna eller ej
Kontrollera eller redigera hyresgästens referens
Skriv in om du vill ha ett specifikt meddelande på fakturorna
Deposition
Kontrollera om redigering av kostnadsrader ska kräva godkännande av en kollega eller inte
Ställ in eventuell administrationsavgift som ska hamna på fakturan
Ange om fakturor mot samma hyresgäst ska slås ihop med avtalsavier som skapas från detta avtal
Välj om avtalsavier från detta avtal automatiskt ska attesteras vid skapande eller inte
Klicka på Uppdatera inställning
OBS! När du satt upp avtalet för avisering kommer du se i översikten vilka inställningar du gjort. På så sätt kan du kontrollera när nästa avi ska gå ut. Du kan även förhandsgranska en exempelfaktura för att kontrollera period och debiteringsrader.