I Pigello kan du både skapa nytt avtal och ladda upp existerande (redan signerade avtal). När du skapar ett nytt hyresavtal kan du välja både manuell och digital signering. Om du väljer digital signering så kan du välja följande signeringsmetoder, Svenskt BankID, SMS pinkod eller standard signeringsmetod (signering med mus eller finger). Om du däremot väljer manuell signering så får du ladda ner det ifyllda avtalet och därefter ladda upp en ny signerad PDF och markera avtalet som signerat.
Såhär gör du för att skapa ett nytt hyresavtal:
Du kan välja att skapa ett nytt avtal både direkt via Objektet eller i modulen Hyresavtal.
Såhär gör du för att skapa ett avtal via Objektet:
Klicka på modulen Objekt i sidomenyn och välj Hyreslägenheter
Sök fram och välj det aktuella objektet
Gå in på fliken Avtal inne på objektet
Klicka på Ny avtalsgeneration
5. Välj om det ska är ett nytt avtal eller ett existerande avtal
6. Välj om hyresavtalet ska vara för bostad, lokal eller både och
Nu kommer du till ett 3-stegs formulär där du i första steget fyller i information om det specifika avtalet.
Steg 1. Avtal - kan du fylla i följande delar:
Hyresobjekt (här är objektet förifyllt)
Du kan välja att hämta inställningar från objektet och eventuella tidigare avtal på objektet
Hyresgäst / ytterligare hyresgäster
Hyresvärd
Avtals-ID (måste vara unikt, om inget anges här kommer systemet att skapa ett avtals-ID)
Startdatum
Slutdatum (lämna det tomt för att avtalet ska löpa tillsvidare)
Uppsägningstid
Vid eventuellt avtal med automatisk förlängning anger du slutdatum för att få upp fält för förlängningstid
Varningstid
Signeringsstatus
Därefter får du valet att spara för att gå vidare till steg nr 2, där du lägger till debiteringsrader som hyra och eventuella tillägg samt rabatter. Alternativt spara som utkast.
OBS! Om du sparar och går vidare så kommer ett avtal med det angivna ID-numret att läggas till. Viktigt att komma ihåg att även om du avbryter processen efter att du gått vidare från detta så har ett avtal med angivna ID-numret redan skapats.
Steg 2. Debitering & Avisering – kan du välja/fylla i följande delar:
I detta steg kan du välja om avtalet ska aviseras via Pigello eller inte
Om du ska avisera via Pigello kan du välja fakturerande bolag samt vilken aviseringsinställning som ska användas för avtalet (I detta ingår bland annat betalningsvillkor, debiteringsintervall etc)
Du kan också välja att byta standardinställningen eller skapa en ny i samma flöde
OBS! Du kan välja att hoppa över steget med aviseringsinställningar och gå direkt till att ställa in debiteringsrader (hyra, tillägg och rabatter). Klick då längst upp på den blå knappen.
Gå direkt till debiteringsrader/spara och gå vidare till debiteringsrader
I detta steg ser du debiteringsraderna som är upplagda på objektet. För att redigera en sådan rad går du till det specifika objektet. Här kan du istället lägga upp avtalsspecifika debiteringsrader.
Klicka på lägg till avtalsspecifika debiteringsrader
Välj om det ska vara moms eller ej
Klicka på Lägg till rad för att lägga till hyra, tillägg eller en rabatt
Börja med att välja produkt (obligatoriskt) och därefter anger du beskrivning (ex. Bashyra). Skriv in värdet och ange om det ska anges per kvm och per månad/år
Därefter kan du välja om hyran ska löpa hela avtalsperioden eller om du vill ställa in en tidsbegränsning
Nu kan du välja om den specifika kostnadsraden ska vara momsbelagd eller inte
Slutligen kan du även välja om den specifika debiteringsraden ska ingå i ett specifikt kostnadsställe eller projekt
Ange om debiteringsraden ska indexuppräknas eller inte
Klicka därefter på Klar för att spara och lägga till kostnadsraden
Efter du ställt in samtliga kostnader så väljer du startdatum för avisering, systemet föreslår ett datum baserat på den valda aviseringsinställningen
Välj produkt för fastighetsskatt om du vill att fastighetsskatt ska debiteras
Du kan även klicka på Visa avancerade inställningar om du vill ha specifika aviseringsinställningar för avtalet, annars går den efter den globala aviseringsinställningen
Sedan klickar du på den blå knappen Spara och gå vidare till dokument för signering längst ner
Steg 3. Dokument & Signeringsinställningar – kan du välja/fylla i följande delar:
Välj om avtalet ska baseras på ett eget dokument eller en mall (om du väljer mall så kan du välja fastighetsägarna dokument. egna mallar eller Pigellos mallar)
Om du väljer dokument så får du gå igenom följande steg:
Lägg till de parter som ska signera avtalet genom att klicka på Hantera parter uppe till vänster (om det redan lagts till parter så kan du kontrollera så att rätt data är inmatad). Om du väljer en ny part så klickar du på Synka användare för att fälten ska autofyllas
Välj roll, dvs om parten ska signera avtalet eller bara granska avtalet
Välj vilket leveranssätt som avtalet ska komma till den signerande parten (välj bland, telefon (sms), telefon och epost, epost och fysisk överlämning)
Välj signeringsmetod (välj bland, Svenskt BankID, SMS pinkod eller standard signeringsmetod)
Placera ut fält genom att klicka på fliken Lägg till fält och välj därefter vilken part du vill placera ut fält för
OBS! För varje fält så kan du markera om fältet kräver ifyllning eller inte och även om du vill att mottagaren ska fylla i fältet.
Om du vill lägga till bilagor så klickar du på fliken Bilagor
Slutligen klickar du på fliken Övriga inställningar och väljer vad dokumentet ska heta och vilka signeringsinställningar som ska gälla (dvs antal dagar att signera, påminnelser, etc)
Klicka på Spara dokument för att komma tillbaka till detaljsidan för avtalet (där du även kan starta signeringsprocessen)
Såhär gör du för att skapa ett avtal i modulen Hyresavtal:
Klicka på på modulen Avtal & Dokument i sidomenyn och välj sedan Hyresavtal
Klicka på den blå knappen Lägg till avtal uppe i högra hörnet
Du kan sedan följa samma steg som ovan.