Om en hyresgäst eller medlem av en BRF har en skyddad identitet eller av någon annan anledning behöver vara anonymiserad är det fullt möjligt genomföra det i Pigello. Det är även vanligt, och systemet föreslår per automatik, att när en hyresgästs avtal har löpt ut och denne är utflyttad att den ska anonymiseras.
Vad innebär anonymisering i Pigello?
En anonymisering i Pigello innebär först och främst att namn och övriga uppgifter (till exempel e-post, telefonnummer, personnummer) kopplat till hyresgästen/medlemmen inte kommer att vara synliga på någon detaljsida i systemet (till exempel kopplat till ett objekt, avtal eller en parkering). Utöver det så innebär det även att de anonymiserade hyresgästerna inte längre kommer vara sökbara på samma sätt då alla anonymiserade hyresgäster kommer vara benämnda "Anonym" i systemet. Vi rekommenderar därav att lägga till ett "Hyresgästnummer" på de anonymiserade hyresgästerna. Det är endast hyresgästnummret som då kommer vara synbart kopplat till hyresgästen (förenklar urskiljning för er som arbetar i systemet) och det kommer dessutom att vara sökbart i listor/tabeller.
Hur påverkar anonymisering av hyresgäst aviseringen?
När en avi genereras för en anonymiserad hyresgäst så kommer inte dennes namn att framgå utan hyresgästen kommer i stället vara benämnd ”Anonym” på fakturan. För att komma runt komplikationer vid leverans av faktura via post så får ett namn adderas i fältet ”Kundens referens” inne på den anonymiserade hyresgästens aviseringssida (se bild). Det namnet kommer framgår på fakturan under ”Er referens”. Leverans av faktura via post sker därefter till det namnet och måste stämma överens med vad som framgår på hyresgästens brevlåda.
Hur genomför man en anonymisering i Pigello?
Leta fram den hyresgäst som ska anonymiseras, antingen genom gå in i hyresgästs-modulen och söka i listan, eller använda dig av global-sök längst upp på sidan i Pigello.
Väl inne på hyresgästen så hittar du längst ned på översiktssidan en röd klickbar text benämnd "Anonymisera hyresgäst". Klickar du på den texten så är hyresgästen därefter anonymiserad vilket du kan bekräfta genom att hyresgästen är benämnd "Anonym" och inga personuppgifter syns på hyresgästens översiktssida.
