Pigello stödjer bokföring av vakanta ytor, vilket i systemet kallas för "Vakansbokning". Vakansbokningar används för att bokföra de intäktsförluster som uppstår på grund av outhyrda ytor. För att starta igång med vakansbokningar är det ett antal steg som behöver avklaras. Det som skall göras är Skapa inställning för vakansbokning, Koppla aktuell inställning på det fakturerande bolaget, Skapa produkter, Kontrollera att bolag för vakansbokning är valt.
Steg 1 - Skapa inställning för vakansbokning
Klicka in Inställningar på kugghjulet uppe i högra hörnet, därefter väljer ni Avisering och sedan Vakansbokningar och klickar på Lägg till ny inställning
Välj om denna inställningar skall gälla samtliga objektstyper eller välj att det tex enbart skall gälla hyreslägenheter.
Välj vilken dag varje månad som bokningen skall göras samt hur många månader bak i tiden som bokningen skall genereras för. Om ni tex önskar att vakanserna i juli skall bokföras i augusti så skriver ni in 1. Viktigt att notera, då vakansbokningar genomförs per automatik utifrån den valda inställningen.
Välj om ni eventuellt vill exkludera objekt med anpassade statusar, om ni tex har skapat en status för "Renovering" och kopplat denna på ett antal objekt så kan ni välja denna under "Exkluderade statusar". Således kommer det ej att genomföras några vakansbokningar för dessa objekt.
Steg 2 - Koppla inställning för vakansbokning på bolag
Klicka in på "Bolag" i menyn till vänster och välj det bolag ni önskar att koppla en inställning för.
Klicka på den blåa knappen "Redigera" till höger.
Välj den önskade inställningen under "Inställningar för vakansbokning"
Steg 3 - Skapa produkter för vakansbokningar
Klicka in på Hyresavisering i menyn till vänster och gå till fliken Produkter och Bokföring, därefter klickar ni på Lägg till ny produkt
Skapa er önskade produkt som ni önskar att använda för bokföringen.
Klicka in på aktuell produkt, redigera och välj att skriva över produkten med er produkt för vakansbokning. Denna funktion innebär att tex Hyra Bostad på konto 3XXX skrivs över så att hyresbortfallet istället bokförs på konto 3XXY
Steg 4 - Kontrollera att bolag för vakansbokning är valt
Klicka in på antingen ett objekt (Hyreslägenhet, Lokal, eller Fordonsplats) och se till så att det finns ett bolag valt för vakansbokningar. Detta sätts automatiskt till samma som "Hyresvärd" på objektet, vi rekommenderar dock att granska så att det ser korrekt ut.
När vakansbokningar genomförs så skapas det så kallade Verifikationsfakturor för detta, det skapas då en faktura per vakant objekt. Dessa återfinns om man klickar in på ett fakturerande bolag och klickar på fliken Vakansbokningar.
OBS. Notera att vakansbokningar genomförs per automatik utifrån valda inställningar, och kan således inte justeras när bokningen väl har gjorts. Kontakta Pigello vid osäkerhet kring hur bokningen kommer att ske eller hur uppsättningen skall göras.