Det finns många anledningar till att en omatchad betalning inte direkt hör till en hyresgäst i systemet och ska tas bort från Pigello. Det kan vara en utbetalning av medel från skattekontot eller som ny i systemet en betalning som hänförs till en hyresreskontra i ett tidigare system. Här går vi igenom de alternativ som finns och hur det påverkar redovisningen.
Som grund ligger vår rekommendation att inte använda inställningen ”Bokför ej omatchade betalningar automatiskt”.
Vid val av denna inställning bokas inte den omatchade betalningen automatiskt utan först när denna betalning har hanterats. Det innebär att banken inte stämmer utifrån redovisningen så länge en omatchad betalning ligger ohanterad. Vissa föredrar att använda denna inställning för att dessa betalningar hanteras sidoordnat. Vid användning av denna inställning där det inkommer en omatchad betalning så som exempelvis en utbetalning från Skatteverket finns det tre sätt att hantera denna.
1. Bokför inte borttagningen. Det innebär att den omatchade betalningen inte genererar någon redovisning varpå denna behöver hanteras utanför systemet.
2. Bokför med betalsätt. Här väljs det betalsätt genom vilken källa som betalningen har inkommit igenom. Har medlen erhållits via Bankgirot väljs Bankgiro. Detta genererar då en bokning där den omatchade betalningen bokas som erhållna medel debet 19xx och omatchad betalning kredit 2xxx (utifrån det konto som har valts i inställningarna). Simultant bokas betalningen bort kredit 19xx och debet 2xxx. Med andra ord ser det ut som att det bortbokade beloppet har erhållits på 19xx kontot och motsvarande belopp har betalats från 19xx kontot.
3. I det fallet att bokningen kan hanteras från systemet ska valet ”Bokför på specifikt konto”. Vid bortbokning genom denna hantering så bokas den omatchade inbetalningen upp debet 19xx och kredit 2xxx för att sedan bokas bort debet 2xxx och kredit valt konto.
I det fall omatchade betalningar bokförs automatisk så bokar systemet in betalningen samma dag som denna erhålls. Betalningen bokas då debet 19xx (kontoinställningen för betalningssättet som betalningen inkommit igenom) och kredit 2xxx (konto inställningen för omatchade inbetalningar). Detta gör att kassa bank i redovisningen överensstämmer med det saldo som finns på banken men att det finns en post på skuldsidan som behöver hanteras.
Om posten är känd så som en utbetalningen från Skatteverket och vi vill kunna hantera denna direkt i Pigello kan vi välja att ta bort betalningen vilket görs genom att trycka på det röda krysset i bilden nedan.
Vi väljer sedan att boka bort betalningen mot ett specifikt konto. I detta fall 1630 som är redovisningskontot för medlen på Skattekontot. Efter att den omatchade betalningen har bokfört och tagits bort skapas då en bokning som debiterar 2xxx kontot och krediterar 1630. Vi har med detta hanterat den omatchade posten i redovisningen och justerat saldot på 1630. Detta tillvägagångssätt går likväl att använda sig av för alla omatchade betalningar där kontot som bör krediteras är känt. Kan vara återbetalda medel vid dubbelbetalning av fakturor eller återbetalningen av någon annan typ av fordran. Då det inte genereras något underlag för betalningen rekommenderas att ni efter denna hantering går in och kopplar önskat underlag till den genomförda bokningen i ert redovisningssystem.
I det fall betalningen kommer bokas mot 19xx kontot genom ett annat system så som exempelvis tidigare fastighetssystem, vilket kan vara fallet när en hyresgäst har betalat en tidigare fordran, ska ”Bokför med betalsätt” väljas. Då kommer redovisning genom ovan punkt 2 att genereras. Detta för att inte erhålla dubbelbokning mot 19xx kontot.