En SIE-fil avser ett Standardiserat sätt att Importera och Exportera redovisningsdata som gör det möjligt att flytta data mellan olika programvaror, oavsett leverantör.
Det finns 2 sätt att dra en rapport på, enligt transaktionsdatum eller händelsedatum.
Transaktionsdatum innebär att SIE-filen inkluderar de bokföringstransaktioner som har skett under det givna datumet. Ifall perioden skulle vara 202x-03-01 – 202x-03-31 kommer filen exempelvis inkludera de betalningar och intäkter som redovisas under mars.
Händelsedatum innebär att SIE-filen inkluderar samtliga bokföringstransaktioner som har genererats under den givna perioden. I detta fall kommer SIE-filen inkludera de redovisningsmässiga händelser gällande periodiseringar, intäkter som i fallet när perioden baseras på transaktionsdatum, men kan även inkludera verifikat med datum utanför den valda perioden. Begreppet händelse ska betraktas som det datum när en avi i systemet attesteras eller datumet när en betalning matchas. Exempel på detta är en omatchad betalning som matchas den 202x-03-04, men där inbetalningen registrerades på banken 202x-02-28. I detta fall kommer SIE-filen fånga upp transaktionen/verifikatet i det fall att SIE-filen tas ut baserad på händelsedatum för perioden 202x-03-04, men kommer inte inkluderas ifall SIE-filen baseras på transaktionsdatum. Det utifrån att händelsedatumet för matchningen infinner sig inom perioden, men inte den faktiska transaktionen som är det datum som verifikatet kommer återfinnas under i redovisningen.
Risker: De risker som finns i det fall en användare blandar exporter av SIE-filer utifrån transaktion- och händelsedatum eller att filerna endast tas ut utifrån transaktionsdatum är att redovisningen inte blir fullständig eller att dubbletter skapas, vilket direkt kommer att leda till differenser mellan redovisningen och rapporterna.
I fallet av att endast ta ut filer utifrån transaktionsdatum så kommer exempelvis inte en retroaktiv avisering fångas upp. Exempel är när en SIE-fil tas ut för 202x-02-01 – 202x-02-28 den 202x-03-10 utifrån transaktionsdatum varpå en retroaktiv avisering sedan görs för perioden 202x-02 den 202x-03-15. I det fall nästkommande SIE-fil tas ut för perioden 202x-03-01 – 202x-03-31 utifrån transaktionsdatum så kommer inte den retroaktiva aviseringen att inkluderas i redovisningen.
Dubbletter kan uppstå ifall exempelvis en SIE-fil har tagit ut för perioden 202x-02-01-202x-02-28 utifrån transaktionsdatum den 202x-03-10. Därefter har en matchning av en omatchad inbetalning gjorts den 202x-03-09 där inbetalningsdatumet var 202x-02-28. Nästkommande fil för perioden 202x-03-01 – 202x-03-31 tas ut utifrån händelsedatum. Det innebär att matchningen av den omatchade inbetalningen fångas upp i båda filerna.
Rekommendationer: Vi rekommenderar alla kunder att kontinuerligt ta ut samtliga SIE-filer utifrån händelsedatum för att säkerställa fullständigheten i redovisningen.